برای بسیاری تماشای تغییر مکان کار از دفاتر به منازل در سال ۲۰۲۰ جالب بوده است. یک نظرسنجی انجام شده توسط PwC نشان داد که ۵۵% از کارفرمایان انتظار دارند که کار در خانه یک اتفاق بلند مدت باشد.
اما آیا داشتن استراتژی جهت بهره‌وری در منزل ممکن است؟ کارشناسان معتقدند اگر خود را بدرستی برای کار در خانه آماده کنید و جوی مناسب برای حرفه‌ای بودن و بهره وری ایجاد کنید، داشتن یک شغل پر رونق از درون منزل امکان پذیر است.
۱۵ ترفند برای کار در خانه حرفه‌ای
نکاتی برای افزایش بهره وری کار در خانه
متمرکز ماندن روی یک وظیفه شغلی در یک فضای کاری که شامل حضور کودکان، دسترسی فوری به شبکه‌های اجتماعی و تعداد بی شماری از عوامل حواس پرتی دیگر است، می‌تواند دشوار باشد. در این مطلب راهکارهایی جهت جلوگیری از حواس پرتی و افزایش بهره وری در هنگام کار در خانه آمده است.
۱. یک فضای اداری اختصاصی ایجاد کنید
در یک خانه شلوغ خیلی راحت است که به بچه‌ها اجازه دهید تکالیفشان را روی میز شما بچینند یا با رایانه بازی کنند، این مدل اما به سختی فضای حرفه‌ای کاری را مهیا می‌کند. اگر خانه شما به اندازه کافی بزرگ باشد که بتوانید یک اتاق کامل را فقط به کار اختصاص دهید یکی از خوش شانس‌ترین‌ها هستید. در غیر این صورت منطقه‌ای را معین کنید که بتوانید از رایانه خود استفاده کرده، با تلفن صحبت کنید و اسناد مهم را نگهداری کنید.
روش شما هرچه باشد فرقی ندارد، مهم این است که زندگی کاری و زندگی شخصی از هم جدا شود. بهتر است اتاق خواب و فضای کار خود را از هم جدا نگه دارید تا در طول روز توسط تخت خواب وسوسه نشوید.
حتی اگر در خانه تنها باشید، داشتن یک فضای اختصاصی برای دفتر کار باعث حفظ تمرکز می‌شود. در برخی از کشورها با تبدیل منزل خود به واحدی اداری-مسکونی می‌توانید از تخفیف‌های مالیاتی نیز برخوردار شوید. در این کشورها اغلب برای اینکه بتوانید واجد شرایط استفاده مسکونی-اداری از منزل خود شوید باید از دفتر خود به طور انحصاری و منظم برای کسب و کاری استفاده کنید. اگر فقط بصورت عادی از آن استفاده کنید یا آن را با تمام خانواده خود به اشتراک بگذارید، دیگر واجد شرایط کسر مالیات نیستید.
۲. روی موجودی دفتر خود سرمایه گذاری کنید
فضای کار خانگی شما بایستی دارای تمام ابزارهایی باشد که شما از یک دفتر کار حرفه‌ای انتظار دارید. البته آنچه هر شخصی لازم دارد از لحاظ سلیقه و حرفه متفاوت است. برخی از مواردی که می‌توان بصورت عمومی در نظر گرفت عبارتند از:
• کامپیوتر اختصاصی
• اتصال اینترنتی با کیفیت
• تلفن ثابت یا تلفن همراه مخصوص کار
• سیستم بایگانی
• لوازم دفتری عمومی
• پرینتر
• مبلمان اداری راحت از جمله صندلی اداری
استفاده از یک رایانه قدیمی یا رفتن به دفاتر خدمات چاپ می‌تواند به منزله هدر رفتن وقت و کاهش بهره وری باشد. اگر خود اشتغالی رسمی دارید می‌توانید هزینه هر کالایی را که برای دفتر منزل خود خریداری می‌کنید از مالیات آن سال کسر کنید. فقط بایستی رسیدهای خود را نگه دارید.
اطمینان حاصل کنید که قبل از شروع به کار هر آنچه را که لازم دارید در دسترس است. به این ترتیب، جریان کار خود را قطع نمی‌کنید تا شارژر لپ تاپ را پیدا کنید یا در جستجوی کاغذ پرینتر باشید.
۳. روز خود را اولویت بندی کنید
تعیین اولویت‌ها در محل کار و بی نهایت بیشتر هنگام کار در خانه اهمیت دارد. بدون داشتن رئیس، این شما هستید که بایستی فهرست کارهای خود را مرتب کنید. این مهم می‌تواند به شما کمک کند تا در مسیر صحیح حرکت کرده و از احساس فشار زیاد جلوگیری کنید.
به سرعت آنچه را که باید در طی یک روز کاری خاص انجام شود یادداشت کرده سپس هر مورد را به ترتیب اولویت شماره گذاری کنید. در پایان روز هر کاری را که انجام نداده‌اید به لیست روز بعد منتقل کنید تا هیچ موردی فراموش نشود.
همچنین می‌توانید از برنامه‌ها و ابزارهایی استفاده کنید تا خود را در مسیر درست قرار دهید. برنامه TeuxDeux برای ایجاد و اولویت بندی لیست‌ها و همچنین یادداشت برداری آنلاین مناسب است. اگر ترجیح می‌دهید لیست کارهای خود را با تلفن هوشمند خود مدیریت کنید، میلک Milk را بخاطر بسپارید که با دستیار صوتی الکسا Alexa، گوگل اسیستنت Google Assistant و سیری Siri نیز کار می‌کند تا به شما اجازه دهد به جای تایپ کردن، لیست‌ها را از طریق صوت ایجاد کنید. این روش به شما کمک می‌کند تا لیست کارهای‌تان را یک روز قبل برنامه ریزی کنید، بنابراین هیچ کاری انجام نشده باقی نمی‌ماند حتی اگر امروز نتوانید به آن رسیدگی کنید.
۴- خانواده خود را درگیر کنید
اگر در خانه با حضور بچه‌ها کار می‌کنید به همکاری همگانی احتیاج دارید. یک جلسه خانوادگی تشکیل داده و برای فرزندان خود توضیح دهید که بایستی در ساعات کار تمرکز داشته باشید. در مورد برنامه کاری خود با شریک زندگی‌تان صحبت کنید اگر هر دو از خانه کار می‌کنید، بنابراین هر یک بایستی وقت اختصاصی برای امور کاری و رسیدگی به فرزندان داشته باشید.
می‌توانید از یک سیستم توقف استفاده می‌کند. والدینی که در منزل کار می‌کنند بر اساس آنچه در آن روز اتفاق می‌افتد یک حلقه قرمز، زرد یا سبز روی درب دفتر قرار می‌دهند. سبز به معنای ورود آزاد است، زرد به معنای اجازه گرفتن جهت ورود و رنگ قرمز به معنای مزاحم نشدن است. این روش باعث می‌شود بهره‌وری به نوعی بازی بصری و قابل فهم برای بچه‌ها تبدیل شود.
حتی اگر بچه ندارید، ممکن است مجبور شوید نیاز خود به یک محیط کار ساکت و آرام را با دیگر افراد در میان بگذارید. اگر همسر شما در یک محیط سنتی‌تر کار می‌کند، ممکن است ایده دفتر کار خانگی برای او شوخی به نظر برسد، در نتیجه هنگام نیاز شما به تمرکز در آن اخلال ایجاد کند. برای فضای کاری خود قوانین محکمی تعیین کنید، مثل در زدن قبل از ورود به دفتر کار یا تعیین اوقات سکوت در ساعاتی خاص.
۵. روی وظیفه خود متمرکز باقی بمانید
بررسی ایمیل در هنگام دورکاری ضروری است، خصوصاً اگر روش مورد علاقه همکاران شما برای برقراری ارتباط باشد. با این حال، چک کردن مداوم ایمیل می‌تواند پروژه‌های شما را با مشکل روبرو کرده و روند کار را مختل سازد.
بهتر است ایمیل خود را ببندید، همه اعلان‌های موبایل خود را خاموش کنید و پیام‌ها و شبکه‌های اجتماعی را فقط در زمان‌های مشخص شده در طول روز بررسی کنید. حتی اگر هر ۳۰ دقیقه یکبار هم آنها را چک کنید، باز هم به یک زمان ثابت و بدون وقفه دست خواهید یافت.
گزینه دیگر برای تمیز نگه داشتن صندوق ایمیل و جلوگیری از پیگیری پیام‌های شخصی، ایجاد یک آدرس ایمیل جداگانه برای کار و تلاش برای خواندن، مرتب سازی و پاسخگویی به مکاتبات متناسب با آن است.
اگر تمایل به بررسی وب سایت‌های مورد علاقه خود در هنگام کار دارید، سعی کنید از لیچ بلاک LeechBlock استفاده کنید، افزونه‌ای که به شما امکان می‌دهد بازدید از سایت‌های وقت گیر را بین ساعات خاصی ممنوع کنید. حتی می‌توانید زمان‌های ورود مجاز مانند پنج دقیقه برای فیس بوک پس از ۴۵ دقیقه کار را تعیین کنید.
۶. از یک مرورگر اختصاصی استفاده کنید
از دو مرورگر مختلف در رایانه خود استفاده کنید: یکی برای کار و دیگری برای گشت و گذار گاه به گاه. مرورگر وبگردی معمولاً پر از عوامل حواس پرتی است از برگه‌های باز تا بوک مارک‌ها، اعلان‌های ایمیل و پیام‌ها. وقتی زمان آزاد دارید از مرورگر وبگردی خود استفاده کنید تا بتوانید به سرعت سایت‌های مورد علاقه خود را بررسی کرده و با دیگران ارتباط برقرار کنید.
در مقابل، مرورگر کار بایستی تقریباً خالی باشد. آن را با بوک مارک‌های مربوط به کسب و کار و برنامه‌های افزودنی سازگار با وظایف کاری تکمیل کنید. نتیجه این کار امکان دسترسی به اینترنت بدون حواس پرتی توسط فیلم‌های خنده دار یا فیدهای شبکه‌های اجتماعی است.
۷. منظم شوید
وقتی از خانه کار می‌کنید، شغل‌تان ممکن است عامل ایجاد استرس باشد. شما در حال تقلا بین کار و زندگی هستید و یک برنامه کاری نامنظم می‌تواند جریان کار را مختل سازد. این یعنی شما باید برای بهینه سازی و سازماندهی دفتر کار خانگی خود همه تلاش لازم را مبذول دارید.
سازماندهی قبل از اینکه پشت میز کار بنشینید، باعث می‌شود در طول روز استرس کمتر و بهره وری بیشتری داشته باشید. یکی از برنامه‌های مورد علاقه اغلب افراد برای سازماندهی، اپلیکیشن اورنوت Evernote است. اورنوت به شما امکان می‌دهد ایده‌ها، یادداشت‌ها، تصاویر و یادآوری‌ها را در یک مکان نگه دارید تا اوضاع در آن لحظه طلایی که دور از میز کار خود هستید مناسب باشد.
مرتب نگه داشتن یک دفتر کار همچنین به شما کمک می‌کند تا سوار امور باشید. با سازماندهی و منظم ساختن پرونده‌ها، زمان کمتری را به جستجوی آنها می‌پردازید. یک کابینت بایگانی هزینه اندکی دارد و باعث صرفه جویی در زمان و افزایش بهره وری می‌شود. همچنین محیط کار شما را دلپذیرتر می‌کند.
۸- ساعات اداری را تنظیم کنید
وقتی کامپیوتر فقط چند متر با شما فاصله دارد، بسختی می‌توان زندگی شخصی را به وضوح از زندگی شغلی جدا کرد. بهترین راه برای ایجاد تعادل بین زندگی و کار، ایجاد یک برنامه کاری زمان بندی شده است. اگرچه ممکن است نادیده گرفتن شغل خود بعد از ساعت‌ها کار کاملاً غیرممکن باشد (خصوصاً اگر به عنوان فریلنسر کار می‌کنید و ضرب الاجل‌های زمانی دقیقی دارید)، اما همیشه می‌توانید اولویت بندی داشته باشید. قانونی تنظیم کنید که ساعت کاری شما مثلاً ۹ صبح تا ۵ عصر است و بعد از آن فقط به ایمیل‌های ضروری پاسخ می‌دهید.
اگر شغل شما نیاز به پایش ساعات کاری دارد، اپلیکیشنی مانند تاگل Toggl می‌تواند کمک بزرگی باشد. این اپ زمان کاری شما را یادداشت می‌کند و به شما امکان می‌دهد به روزرسانی‌ها و جدول‌های زمانی را برای مدیران خود ارسال کنید. حتی اگر نیازی به تحویل ساعات کاری خود نداشته باشید هم این اپ می‌تواند با اعلام اینکه چه مدت برای یک پروژه صرف کرده و چه مدت زمانی را به وبگردی گذرانده‌اید بهره وری شما را افزایش دهد.
فقط به یاد داشته باشید که وقتی ساعت کاری خود را برنامه ریزی می‌کنید، باید برای استراحت و وعده‌های غذایی نیز برنامه ریزی کنید. آنها بخشی جدایی ناپذیر از حفظ سلامت ذهنی شما هستند. استراحت صبحگاهی، وعده غذایی ظهر و استراحت بعد از ظهر حتی اگر بازدیدی کوتاه از وب سایت‌های مورد علاقه باشد می‌تواند به شما کمک کند تا تمرکز خود را حفظ کرده و در مواقعی که کار می‌کنید از حواس پرتی جلوگیری کند.
کار در خانه و کاهش سلامتی مدیران مشاغل
۹. در آشپزخانه غذا بخورید
غذا خوردن پشت میز کار ممکن است هنگام کار در خانه بدون مشکل باشد اما معمولاً مانع از غذا خوردن درست می‌شود.
بهترین روش این است که دفتر خانگی خود را به منطقه بدون مواد غذایی تبدیل کنید. یک بطری آب یا فنجان قهوه در کنار خود داشته باشید که برای رفع خستگی مفید است، اما غذای اصلی را برای آشپزخانه یا اتاق ناهار خوری بگذارید. به این ترتیب، شما یک استراحت کاملاً شایسته دریافت خواهید کرد و وقتی به میز خود برگردید کاملاً آماده کار هستید.
۱۰. یک هدفون خوب بخرید
اگر به راحتی حواس شما پرت می‌شود، ممکن است یک هدفون خوب برای حذف نویز یکی از بهترین خریدهایی باشد که انجام می‌دهید. به تمام صداهای موجود در خانه فکر کنید که می‌توانند تمرکز شما را مختل کنند. زنگ تلفن، صدای تلویزیون، بازی بچه‌ها، زنگ در و حتی مکالمه‌های منظم باعث می‌شود تمرکزتان از بین برود. از آنجا که انتظار نمی‌رود و منطقی هم نیست که هنگام کار در خانه هیچ صدایی نباشد، هدفون‌های حذف کننده نویز بهترین ابزار هستند.
هدفون‌های کاهنده نویز، فرکانسی از خود ساطع می‌کنند که به خفه کردن صداهای خانگی معمول کمک می‌کنند و به ویژه در صورت جفت شدن با موسیقی بسیار کارآمد هستند. به همین ترتیب، اپلیکیشن وایت نویز لایت White Noise Lite که برای سیستم عامل‌های آی او اس iOS و اندروید Android در دسترس است می‌تواند یک نجات دهنده باشد.
هدفون همچنین به عنوان یک شاخص عالی برای خانواده عمل می‌کند یعنی اگر روی گوش شما باشد به این معنی است که مشغول کار هستید و کسی نباید مزاحم‌تان شود.
۱۱. از اشتراک فایل مبتنی بر فناوری ابری استفاده کنید
کار کردن از راه دور می‌تواند به معنای به اشتراک گذاشتن مداوم فایل‌ها بین خانه و دفتر شرکت یا مشتریان باشد. اگرچه امکان ارسال نامه الکترونیکی وجود دارد اما پیوست‌ها ممکن است در این بین گم شوند، مخصوصاً اگر مرتباً نسخه‌ها را به روز می‌کنید.
یک راه حل عالی یک سرویس اشتراک فایل مبتنی بر کلاود یا فناوری ابری، مانند دراپ باکس Dropbox، گوگل درایو Google Drive یا ترلو Trello است. با امکان به روزرسانی در زمان واقعی، اشتراک گذاری فایل تقریباً به طور کامل مشکل کار با اسناد قدیمی را برطرف می‌کند. حتی می‌توانید فایل‌های گذشته را نادیده بگیرید و به همکاران، رئیس یا مشتریان خود اجازه دسترسی بدهید. همچنین صندوق ایمیل خود را از فایل‌های بزرگی که فضای قابل توجهی را اشغال می‌کنند، دور نگه می‌دارید.
۱۲. یک تقویم بی عیب و نقص داشته باشید
تمام روز در خانه بودن می‌تواند به معنای انجام چندین وظیفه از جمله رسیدگی به بچه‌ها، قرار ملاقات یا گذراندن ساعت ناهار در حین مکالمه تلفنی باشد. یک تقویم که به خوبی استفاده می‌شود به شما در این زمینه کمک می‌کند. از هر آنچه برای شما مفید است استفاده کنید، خواه یک برنامه ریز کاغذی، تقویم موبایل یا اپلیکیشنی باشد که به شما کمک می‌کند سوار بر کار باشید.
بعلاوه، تلاش برای هماهنگی با همکاران و مشتریان بدون حضور فیزیکی در یک مکان مشترک بسیار دشوار است. جلسات را با یک تقویم گوگل مشترک تنظیم کنید و یک بازه زمانی را انتخاب کنید که برای همگان مناسب باشد. همچنین می‌توانید دعوت نامه‌ها و تأییدیه‌ها را ارسال کنید که در صورت لزوم به طور خودکار به تقویم اضافه می‌شوند.
۱۳. کمک بخواهید
لازم نیست همه کارها را به تنهایی انجام دهید. یک پرستار کودک برای کودکان خود استخدام کنید یا استخدام یک دستیار مجازی یا حتی انجام وظایف کاری با کمک همسایه یا دوست خود را در نظر بگیرید تا در کاهش دامنه مسئولیت‌ها و امکان تمرکز بیشتر به شما یازی برسانند.
کار در خانه به این معنی است که یک لایه استرس به کارهای سنتی اداری اضافه می‌شود. اگر احساس می‌کنید از برنامه عقب افتاده‌اید از شریک زندگی یا بچه‌های بزرگ‌تر خود بخواهید که وارد عمل شوند و مسئولیت‌هایی را که بیشتر حواس شما را پرت می‌کنند به عهده بگیرند. اگر ۱۰۰% روی کار تمرکز کنید می‌توانید مثمر ثمر باشید.
۱۴. بیرون بروید و معاشرت کنید
اگر در خانه کار می‌کنید سعی کنید از خانه بیرون بروید و به طور منظم با دیگران معاشرت کنید. حتی حرکتی به سادگی تماس هفتگی از طریق زوم با همکاران می‌تواند احساس ارتباطی بهتری برای شما در پی داشته باشد.
اگر احساس می‌کنید بیش از حد برای بیرون رفتن از خانه و برقراری ارتباط با دیگران گرفتار هستید این حرکت را به عنوان قرار ملاقات و بخشی از کار در نظر بگیرید. حتی اگر این بیرون رفتن تنها به سمت پارک برای استنشاق هوای تازه، کمی استراحت و صحبت با دیگران باشد هم احساس خوبی خواهد بود.
۱۵. چرخه اولترادایان را در نظر بگیرید
احتمالاً درباره چرخه شبانه روزی خود مطالبی شنیده‌اید، الگویی که بر چرخه خواب و بیداری شما کنترل دارد. اما چرخه اولترادیان که کمتر شناخته شده است می‌تواند با کنترل چرخه‌های استراحت و فعالیت، کلید بهره وری باشد. اساساً مغز اکثر افراد می‌تواند حداکثر بهره‌وری را برای حدود ۹۰ دقیقه مهیا کند و پس از آن برای انجام کار با شدت کمتر به ۲۰ دقیقه استراحت نیاز دارد. این الگو چرخه اولترادیان است.
اگر خود را برای ثمر دهی بیشتر تحت فشار قرار دهید بدون اینکه به مغز خود استراحت کافی بدهید در نهایت دچار فرسودگی می‌شوید زیرا انسان‌ها بگونه‌ای برنامه ریزی نشده‌اند که برای مدت زمان طولانی متمرکز باقی بمانند. این روش مشابه ایده تکنیک پومودورو است که از بلوک‌های کاری ۲۵ دقیقه‌ای با پنج دقیقه وقفه استفاده می‌کند.
بدیهی است که افراد با یکدیگر متفاوت هستند، بنابراین سعی کنید تمرکز خود را با تنظیم یک تایمر و دیدن اینکه چه مدت می‌توانید روی یک کار تمرکز کنید، تست نمایید. سپس می‌توانید با اضافه کردن استراحت ذهنی در طول روز، از بلوک‌های زمانی به طور کامل استفاده کنید. در طول زمان استراحت قدم بزنید، در شبکه‌های اجتماعی گشت بزنید، یک میان وعده میل کنید یا اخبار ببینید، پس از بازگشت به کار خواهید دید که تمرکز و بهره‌وری بیشتری خواهید داشت.
سخن پایانی
اگرچه کار در خانه مزایای بسیار زیادی دارد اما اگر آمادگی لازم برای چالش‌های آن را نداشته باشید، مطمئناً دچار مشکل می‌شوید. با تست کردن وضعیت و دیدن آنچه واقعاً به شما کمک می‌کند تا در مسیر صحیح انجام کار و برنامه خود باشید، می‌توانید یک شغل خانگی را به یک حرفه تبدیل کنید، حرکتی که بهترین مواهب دنیای حرفه‌ای و شخصی را با هم به شما عرضه می‌کند.
